在台灣職場文化裡，很多新人都會覺得拒絕別人很不好意思。但到了外商或跨國團隊，你會發現：拒絕是一種必要的工作能力，而不是無禮。特別是當同事突然要你幫忙，而你手上的工作已經爆滿，這時就需要用 polite refusal English 來保護你的工作品質和心理健康。
今天會教你如何不尷尬、不失禮，又能清楚表達「太多了我做不完」。
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💬 Dialogue（會話）
Ariel 是部門裡的新成員。今天她的任務量已經排滿，正努力趕專案時，同事 Ben 突然走過來求幫忙。Ariel 必須用 polite refusal English 來處理這個狀況。
Dialogue – English
Ben: Hey Ariel, do you have a moment? I need some help with this table.
Ariel: I’d love to help, but I’m really swamped right now.
Ben: It’s just a quick favor, I promise.
Ariel: The thing is, I have a few tasks with strict deadlines today.
Ben: Oh, I see. Maybe you can take a look later?
Ariel: I’ll check if I can squeeze it in and get back to you.
（與主管對話）
Manager: Ariel, can you prepare a short update for the afternoon meeting?
Ariel: I’m concerned I might not keep up with everything I’m handling right now.
Manager: Could you at least write the main points?
Ariel: I can try, but I don’t want to rush and produce something incomplete.
Manager: That makes sense. I’ll assign it to someone else.
Ariel: Thanks for your understanding.
Dialogue – 中文
Ben： Ariel，你現在有空嗎？我需要你幫我看一下這個表格。
Ariel： 我很想幫忙，但我現在真的忙到炸掉。
Ben： 就一個小忙啦，很快的。
Ariel： 問題是我今天有幾個任務期限很硬。
Ben： 好吧，那你晚點有空可以瞄一下嗎？
Ariel： 我看能不能擠出時間，再回你。
（與主管對話）
主管： Ariel，下午開會可以幫我準備一份簡短報告嗎？
Ariel： 我怕我現在的任務量太多，可能沒辦法全部跟得上。
主管： 那至少先寫重點可以嗎？
Ariel： 我可以試，但怕會太趕導致內容不完整。
主管： 也對，那我改分給別人。
Ariel： 謝謝主管的體諒。
📚 Vocabulary Boost 重點單字
| 單字 / 片語 | 詞性 | 中文意思 | 英文例句 | 中文翻譯 |
|---|---|---|---|---|
| swamped | adj. | 忙到爆 | I’m completely swamped this morning. | 我今天早上忙到炸。 |
| favor | n. | 幫忙 | Can you do me a favor? | 你可以幫我一個忙嗎？ |
| strict deadlines | n. | 緊迫的期限 | We’re working under strict deadlines this week. | 這週的期限都超緊。 |
| squeeze it in | phr. | 擠進行程 | I’ll try to squeeze it in today. | 我今天試試看能不能擠出時間。 |
| keep up | phr. | 跟上進度 | I’m not sure I can keep up with everything. | 我不確定能不能跟上所有任務。 |
| rush | v. | 趕工 | I don’t want to rush the report. | 我不想把報告趕爛。 |
| understanding | n. | 體諒 | Thanks for your understanding. | 謝謝你的體諒。 |
| handle | v. | 處理 | I’m handling too many things today. | 我今天有太多事情要處理。 |
| task | n. | 任務 | I have several tasks to finish. | 我有好幾個任務要完成。 |
🔍 Sentence Patterns 重點文法
| 句型結構 | 中文意思 | 英文例句 | 中文翻譯 |
|---|---|---|---|
| I’d love to…, but… | 想幫但真的沒空 | I’d love to help, but I’m swamped. | 我想幫但真的太忙。 |
| The thing is… | 委婉提出困難 | The thing is, I have strict deadlines today. | 主要是我今天截止時間很緊。 |
| I’m concerned I might not… | 表達有難度 | I’m concerned I might not finish on time. | 我怕我趕不出來。 |
| I don’t want to rush… | 避免品質下降 | I don’t want to rush the work. | 我不想把工作趕爛。 |
| I’ll check if I can… | 表示不保證 | I’ll check if I can fit it in. | 我看看能不能安排進去。 |
| Is it okay if…? | 提出替代方案 | Is it okay if I send it later? | 我晚點交可以嗎？ |
| I’m handling quite a lot right now. | 說明工作量大 | I’m handling quite a lot right now. | 我現在手上事情很多。 |
📖 Transcript 逐字稿
M: Hello, everyone, and welcome to MJ English.
M：哈囉大家好，歡迎來到 MJ English。
J: Hey there.
J：嗨，大家好。
M: So today, we’re gonna talk about something I think everyone struggles with at some point.
M：今天我們要聊一個我覺得大家在職場上一定都有遇過的難題。
M: Saying no at work, you know, politely. How do you refuse a task when you’re just completely overwhelmed without causing problems?
M：就是在職場裡，「委婉地拒絕」。當你已經忙到爆炸時，要怎麼拒絕別人的要求，又不惹麻煩？
J: Such a necessary skill. I mean, this isn’t about being difficult. It’s really about protecting your work quality and, honestly, preventing burnout.
J：這其實是一個非常必要的技能。並不是你不配合，而是為了維持工作品質，老實說，也是避免自己被操到 精疲力盡。
M: Exactly. So to get us started, we’ve got a short dialogue. It’s a scenario with a new team member, Ariel, her colleague, Ben, and their manager.
M：對。所以我們先來聽一段小對話。情境是新同事 Ariel、她的同事 Ben，還有他們的主管。
Ariel 是部門裡的新成員。今天她的任務量已經排滿，正努力趕專案時，同事 Ben 突然走過來求幫忙。Ariel 必須用 polite refusal English 來處理這個狀況。
Dialogue – English
Ben: Hey Ariel, do you have a moment? I need some help with this table.
Ariel: I’d love to help, but I’m really swamped right now.
Ben: It’s just a quick favor, I promise.
Ariel: The thing is, I have a few tasks with strict deadlines today.
Ben: Oh, I see. Maybe you can take a look later?
Ariel: I’ll check if I can squeeze it in and get back to you.
（與主管對話）
Manager: Ariel, can you prepare a short update for the afternoon meeting?
Ariel: I’m concerned I might not keep up with everything I’m handling right now.
Manager: Could you at least write the main points?
Ariel: I can try, but I don’t want to rush and produce something incomplete.
Manager: That makes sense. I’ll assign it to someone else.
Ariel: Thanks for your understanding.
Dialogue – 翻譯
Ben： Ariel，你現在有空嗎？我需要你幫我看一下這個表格。
Ariel： 我很想幫忙，但我現在真的忙到炸掉。
Ben： 就一個小忙啦，很快的。
Ariel： 問題是我今天有幾個任務期限很硬。
Ben： 好吧，那你晚點有空可以瞄一下嗎？
Ariel： 我看能不能擠出時間，再回你。
（與主管對話）
主管： Ariel，下午開會可以幫我準備一份簡短報告嗎？
Ariel： 我怕我現在的任務量太多，可能沒辦法全部跟得上。
主管： 那至少先寫重點可以嗎？
Ariel： 我可以試，但怕會太趕導致內容不完整。
主管： 也對，那我改分給別人。
Ariel： 謝謝主管的體諒。
J: Okay, so a lot to unpack there.
J：好，裡面有很多值得拆解的技巧。
M: A whole lot. Just a master class in setting boundaries, really。
M：超多。簡直就是一堂如何設定界線的示範課。
J: Let’s start with the first part, her conversation with her colleague, Ben. She opens with, “I’d love to help, but I’m really swamped right now.”
J：先從她跟同事 Ben 的部分開始。她開頭說：「我很想幫忙，但我現在真的忙到不可開交。」
M: And that structure, “I’d love to, but…”
M：而這個句型，「I’d love to, but…」
J: Yeah. It’s just perfect. It shows you want to be a team player, but…
J：對，就是完美。它表現出你願意合作，但——
M: You just can’t.
M：你現在真的做不到。
J: Yeah, and the word “swamped,” it’s so much stronger than just saying, “I’m busy,” isn’t it?
J：沒錯，而且 “swamped” 比說 “I’m busy” 有力多了，不是嗎？
M: Oh, absolutely. Busy is negotiable. But swamped, that paints a picture of being completely underwater with work. It’s like a gentle but firm full stop.
M：完全同意。”busy” 聽起來還有商量空間，但 “swamped” 就像是你被工作淹沒，十分委婉又堅定的拒絕。
J: Right. But then Ben pushes a little bit, and Ariel says, “The thing is, I have a few tasks with strict deadlines today.”
J：沒錯。但 Ben 又追問，Ariel 就說：「事情是這樣的，我今天有幾個任務是有嚴格截止時間的。」
M: Yeah, that little phrase, “The thing is,” it’s a great conversational tool. It’s like you’re letting them in on a little secret, your reason. It just softens everything.
M：對，這個小小的片語 “The thing is” 超好用。像是在溫柔地帶出理由，整個語氣變得柔軟很多。
J: It makes it less personal.
J：聽起來就不會像在拒絕對方這麼個人化。
M: Exactly. And then she offers that, uh, what I’d call a conditional commitment.
M：沒錯。然後她給出一個我稱之為「有條件式的承諾」。
J: “I’ll check if I can squeeze it in and get back to you.” Ah, okay, see, that’s the part I always wonder about. When you say that, aren’t you just setting yourself up for them to bother you again later?
J：她說：「我看看能不能擠一點時間，然後再回覆你。」啊，我每次都在想，講這句不就等於之後還要被追問嗎？
M: That’s the beauty of it. By saying, “I’ll check,” you’re not promising anything. And the phrase “squeeze it in?” Mm. Well, it implies finding a tiny, tiny gap in your schedule.
M：這就是它厲害的地方。”I’ll check” 表示你完全沒有保證。”squeeze it in” 則暗示你真的只有一點點可能的空間。
J: So you’re basically saying, “Don’t count on it.”
J：所以其實是在說：「你也別太期待喔。」
M: Precisely. It buys you time without a firm promise.
M：完全正確。既拖延，又不會讓你被綁住承諾。
J: Okay, that makes sense for a peer. But then the manager comes over. And that’s a totally different situation. She can’t say she’s swamped.
J：好，這對同事之間很有效。但主管來了就完全不同，她不能說自己被工作淹沒吧。
M: No way. That’s way too informal. The whole strategy has to change. Instead of focusing on her own capacity, she makes it about the company’s risk.
M：絕對不行，那太不正式了。整套策略都要換。她不再強調「自己做不來」，而是轉成「對公司造成的風險」。
J: Right. She says, “I’m concerned I might not keep up with everything I’m handling right now.”
J：沒錯。她說：「我有點擔心我現在正在處理的事情可能跟不上進度。」
M: See that? It’s genius. “I’m concerned.” She’s flagging a potential problem, not stating a hard refusal. She’s worried she can’t keep up, you know, maintain the pace.
M：看到沒？超聰明。”I’m concerned” 是提出潛在問題，不是直接拒絕。她是在擔心自己無法維持標準。
J: So she’s framing it as a professional concern, not a personal complaint.
J：所以整件事被包裝成「專業評估」，不是「個人抱怨」。
M: Exactly. And then here’s the best part, the quality argument. “I can try, but I don’t want to rush and produce something incomplete.”
M：沒錯。接下來最精彩——品質理由。她說：「我可以試試，但我不想匆忙完成而造成內容不完整。」
J: And that’s the line that works. The manager immediately backs off. Why is that so effective?
J：這句真的很有效。主管立刻退一步。為什麼？
M: Because no manager wants rushed, incomplete work. You’re basically telling them, “I care so much about our standards that I have to say no to this.”
M：因為沒有主管想收到草率、破洞百出的成果。你等於是在說：「我為了維護品質，所以不得不拒絕。」
J: You’re protecting the company from you being overloaded.
J：你是在防止公司因為你被 overload 而出問題。
M: Yes. You’re turning a personal “no” into a strategic move for the good of the team. It’s almost impossible to argue against.
M：沒錯。你把個人的「不行」轉成「對團隊最有利的策略」。這根本無法反駁。
J: So, to sum it all up, it’s really about two different playbooks. For your peers, you use that sort of soft, conditional language.
J：所以總結來說，其實就是兩套講法：對同事用柔軟的、有條件式的語氣。
M: Right. But for your boss, you frame it around quality and professional standards. It makes your refusal sound like a sign of high performance, not of being overwhelmed.
M：對。而對主管則是用「品質與標準」的框架。讓你的拒絕聽起來像高品質員工會說的話，而不是因為做不來。
J: That is just brilliant stuff.
J：這真的太聰明了。
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M：想看完整逐字稿、重點單字和句型嗎？點下面的連結吧。謝謝你今天的收聽。
J: See you next time.
J：我們下次見。
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