職場英文太兇？中式直譯讓你顯得白目，這樣說才得體 - MJ英語

你是不是也覺得自己文法明明都對，講出來的英文卻常常讓老外同事覺得你在下命令，甚至有點兇？中文直翻的 “You must send it today.” 或 “This is wrong.”，聽在英文母語者耳裡，常常比你想像的還要刺耳。

職場英文得體的關鍵不是文法對不對，而是有沒有把命令句換成 Could you…? 這種給對方台階下的請求句。

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💡 先搞懂：中文直譯為什麼聽起來很兇

中文的職場文化裡，講話直接代表有效率、尊重大家的時間，「你今天一定要」「這是錯的」在中文裡完全正常。但英文母語者的職場文化剛好相反：疑問句、hedging（保留語氣）、還有一堆小小的緩衝詞，才是專業又有禮貌的標準配備。少了這些，句子聽起來就會像在下最後通牒。

台灣人最容易卡的雷：把「主管，你要……」這種中文裡再正常不過的說法，一字不漏搬進英文，結果一句單純的請求，聽起來卻像興師問罪。

Table of contents

🎧 邊聽邊學
💡 先搞懂：中文直譯為什麼聽起來很兇

情境對話 Dialogue
重點單字 Vocabulary Boost
🎯 30 秒快速複習
重點句型 Sentence Patterns
逐字稿 Transcript
下次這樣說 Next Time
延伸學習 Keep Going

情境對話 Dialogue

場景：Amy 正要去找主管抱怨同事拖稿，David 在走廊把她攔下來，先幫她把要講的話練一遍。

Amy

I’m about to tell the manager “you must send the report today.” He’s three days late already.

我正要去跟主管講「你今天一定要把報告寄出來」，他已經遲了三天了。

David

Whoa — try “could you get this to me by end of day?” Same deadline, way less scary.

等一下——試試「could you get this to me by end of day?」（你今天下班前能給我嗎？）一樣是今天要，但沒那麼恐怖。

Amy

But it is his fault. Why do I have to be the one who sounds nice?

可是明明就是他的錯啊，憑什麼要我講話還要客氣？

David

You’re not being nice, you’re being tactful. Clear and calm gets better results than clear and angry.

你不是要客氣，是要有分寸（tactful）。冷靜清楚講重點，效果比兇巴巴講重點好太多。

Amy

Fine. What about his last report? I was going to say “this is wrong.”

好啦。那他上次那份報告呢？我本來想說「this is wrong」（這是錯的）。

David

Soften it — “I think there might be a small issue here.” Still honest, less like a slap.

軟化一下——「I think there might be a small issue here.」（我覺得這邊好像有點小問題。）一樣講清楚問題，只是沒那麼像巴掌打過去。

Amy

That feels so indirect.

這樣講感覺太拐彎抹角了。

David

It’s not vague. You still name the exact problem right after — you’re just easing into it.

不是含糊，你後面照樣會把問題講清楚，只是先把語氣放軟一點再進去講。

Amy

Okay, one more. I can’t help with tomorrow’s client call. I was going to say “no, I can’t.”

好啦最後一個。我明天沒辦法幫忙那通客戶電話，本來想直接說「no, I can’t」（不行，我沒辦法）。

David

Try “I’d love to, but I’ve got a conflict — can we find another time?” Still a no, warmer.

試試「I’d love to, but I’ve got a conflict — can we find another time?」（我很想幫忙，但時間喬不過來，可以約別的時間嗎？）一樣是拒絕，但語氣暖多了。

Amy

Huh. That sounds more professional, not weaker.

咦，這樣講反而比較專業，不會顯得比較弱耶。

David

Exactly. Diplomatic doesn’t mean unclear — it just means people actually want to work with you.

就是這樣。得體（diplomatic）不代表講不清楚，只是會讓大家更想跟你合作。

重點單字 Vocabulary Boost

diplomatic/ˌdɪp.ləˈmæt.ɪk/ 形容詞

得體圓融——講話顧慮到對方感受，不會讓人下不了台。

Try to stay diplomatic even when you’re pointing out someone’s mistake.（就算在指出別人的錯，也要盡量保持得體圓融。）

blunt/blʌnt/ 形容詞

直白衝——講話太直接、沒有修飾，容易讓人覺得刺耳。

“You must send it today” sounds pretty blunt in English.（「你今天一定要寄出來」這句英文聽起來滿衝的。）

tactful/ˈtækt.fəl/ 形容詞

有分寸——懂得拿捏用詞，講重話也不會傷人。

David is always tactful when he gives feedback.（David 給意見的時候總是很有分寸。）

soften/ˈsɒf.ən/ 動詞

軟化——把太直接、太衝的說法改得比較委婉。

You can soften a request just by turning it into a question.（只要把要求改成疑問句，就能把語氣軟化。）

tone down/təʊn daʊn/ 片語動詞

緩和、降低強度——把話講得沒那麼強硬。

Adding “just” can tone down almost any request.（加一個「just」幾乎可以緩和任何要求的語氣。）

come across as/kʌm əˈkrɒs æz/ 片語

給人……的印象——講出來的話讓對方感覺是什麼樣子。

A direct translation can come across as rude, even if you didn’t mean it that way.（直譯出來的句子可能會給人很沒禮貌的印象，就算你完全沒那個意思。）

hedge / hedging/hedʒ/ /ˈhedʒ.ɪŋ/ 動詞／名詞

保留語氣——講話留一點空間，不把話說死。

“I think there might be an issue” is a classic example of hedging.（「我覺得好像有點問題」就是典型的保留語氣說法。）

follow up/ˈfɒl.əʊ ʌp/ 片語動詞

追進度、後續跟進——事後禮貌地確認事情有沒有進展。

Just checking in is a polite way to follow up without sounding pushy.（客氣問一下近況，就是一種不會咄咄逼人的追進度方式。）

pushback/ˈpʊʃ.bæk/ 名詞

反對意見——別人對你的想法或做法提出不同意見或抵制。

Softer wording doesn’t mean less pushback — it just makes it easier to handle.（用比較軟的說法不代表不會有反對意見，只是比較好處理而已。）

by EOD/baɪ ˌiː.əʊˈdiː/ 縮寫片語

今天下班前——end of day 的縮寫，職場常用來訂截止期限。

Could you send this by EOD?（你可以在今天下班前把這個寄給我嗎？）

🎯 30 秒快速複習

軟化 ≠ 不清楚：事實不變，只換包裝。

命令句 → 疑問句：You must… → Could you…?

直接挑錯 → hedging：This is wrong → I think there might be…

硬拒絕 → 軟拒絕：No, I can’t → I’d love to, but…

加 when you get a chance，拿掉急迫感

對主管／客戶升級用 Would it be possible to…?

diplomatic ≠ 講不清楚，是讓人想合作

tone down 靠 just／think／might 這些小詞

follow up 用溫和提醒代替質問進度

重點句型 Sentence Patterns

1. Could you…? → 把命令變成請求

最萬用的軟化工具，只要把要求改成問句，聽起來就從「指示」變成「拜託」。

例：Could you send me the file when you get a chance?（你方便的時候可以幫我把檔案寄過來嗎？）
例：Could you take a look at this before Friday?（你可以在星期五之前幫我看一下這個嗎？）
例：Could you loop in the client on this?（你可以讓客戶也知道這件事嗎？）

比「please + 祈使句」更委婉，是英文母語者辦公室裡預設的請求語氣。

2. Would it be possible to…? → 更正式的委婉請求

比 Could you 更客氣一階，適合對主管、客戶，或第一次合作的對象。

例：Would it be possible to get this by tomorrow morning?（有沒有可能明天早上前給我呢？）
例：Would it be possible to reschedule the call?（有沒有可能把這通電話改時間？）
例：Would it be possible to review the numbers together?（有沒有可能我們一起看一下這些數字？）

用在比較正式、比較敏感的場合，把「要求」包裝得像在徵詢對方意願。

3. I think there might be… → hedging，軟化指出問題

先用「我覺得」「可能」鋪一層緩衝，再點出問題，對方比較不會有防衛心。

例：I think there might be a small issue with the numbers.（我覺得這些數字好像有點小問題。）
例：I think there might be a better way to do this.（我覺得這件事可能有更好的做法。）
例：I think we might be missing something here.（我覺得我們這邊好像漏掉了什麼。）

這不是不敢講，是先讓對方準備好聽，問題本身還是講得一樣清楚。

4. …when you get a chance → 拿掉句子的急迫感

放在句尾，告訴對方「不用馬上做，但麻煩記得做」，適合不是十萬火急的事。

例：Could you send me the file when you get a chance?（你方便的時候可以幫我把檔案寄過來嗎？）
例：Take a look at this when you get a chance.（你有空的時候幫我看一下這個。）
例：Let me know when you get a chance.（你方便的時候告訴我一聲。）

真的很急就別用這句，不然對方真的會慢慢來。

5. I’d love to, but… → 婉拒但保持友善

先表達意願，再帶出困難，拒絕聽起來像「我想幫忙但真的卡住了」，不是直接甩門。

例：I’d love to, but I’ve got a conflict that day.（我很想去，但那天時間喬不過來。）
例：I’d love to help, but I’m swamped this week.（我很想幫忙，但這禮拜真的忙翻了。）
例：I’d love to join, but I have another meeting.（我很想參加，但我還有另一個會議。）

台灣人常直接說「不行」，但英文母語者幾乎不會用這麼硬的說法拒絕同事。

逐字稿 Transcript

“You must send it today.” Say that to a coworker in English, and it doesn’t sound urgent — it sounds like an order, maybe even a threat.「You must send it today.」（你今天一定要寄出來。）跟同事這樣講，聽起來不像在趕時間，反而像在下命令，甚至有點像在下最後通牒。

I’m Mary, and today we’re talking about why direct Mandarin sentences turn into blunt, almost aggressive English — and how we can fix that without losing any clarity.我是 Mary，今天要聊的是，為什麼中文直翻的句子到了英文，常常變得很衝（blunt）、甚至有點兇——還有要怎麼在不犧牲清楚的前提下把它修好。

I’m Jason, and this one hits close to home for a lot of learners, because in Mandarin, being direct at work is completely normal — even polite.我是 Jason，這集對很多學習者來說特別有感，因為在中文的職場文化裡，講話直接其實很正常，甚至算是有效率、有禮貌。

Here’s the trap, though: you might ace every grammar rule on a test and still sound blunt in a real meeting, because grammar and tone are completely different skills.陷阱就在這——你文法可能考試都對，講出來的英文卻還是很衝，因為文法對不對，跟語氣得不得體，根本是兩回事。Translate that directness word for word into English, and suddenly you come across as rude — even when being rude is the last thing you actually meant.但如果把那種直接一字不漏翻成英文，你很容易給人（come across as）很沒禮貌的印象——即使你完全沒那個意思。

In Mandarin, directness at work usually signals efficiency and respect for everyone’s time — nobody assumes you’re angry just because you skipped the small talk.中文職場的直接，通常代表有效率、尊重大家的時間，沒人會因為你省略寒暄就以為你在生氣。English workplace culture runs on a different assumption — hedging, question marks, and little cushioning words are how people signal respect, not weakness or hesitation.英文職場文化的假設完全不同——保留語氣（hedging）、疑問句、還有一堆緩衝小詞，才是英文母語者表示尊重的方式，不是懦弱或猶豫。

Let’s set the scene. Amy’s annoyed — a coworker’s report is three days late, and she’s about to march over and say “you must send it today.”來設定一下場景。Amy 很不爽——同事的報告已經遲了三天，她正準備走過去說「you must send it today」。

Her officemate David catches her in the hallway first. He’s tactful — he knows how to say hard things without sounding harsh.她的同事 David 先在走廊把她攔下來。他是個很有分寸（tactful）的人，懂得怎麼把重話講得不那麼刺耳。

David’s fix: “Could you get this to me by end of day?” Same deadline, same urgency — but now it’s a request, not a command.David 的修法是：「Could you get this to me by end of day?」（你今天下班前能給我嗎？）一樣是今天要，但語氣完全不同，沒那麼可怕。

In an email or Slack you’ll often see EOD, which just means end of day, and pairing it with “could you” turns an order into a request that still carries a real deadline.打字時常會看到 EOD，就是「今天下班前」的意思，配上「could you」，一句命令就變成了一個有明確截止期限的請求。

Amy pushes back — why should she be the one to soften it when it’s clearly not even her fault in the first place?Amy 反問——明明就不是她的錯，為什麼還要她負責把話講得軟化（soften）一點？

David’s answer: being diplomatic doesn’t mean being weak. It means staying clear about the problem while giving the other person room to respond well.David 的回答是：得體（diplomatic）不代表軟弱。它的意思是把問題講清楚，同時也給對方一個好好回應的空間。

There’s an even more formal cousin of “could you” for talking to your boss or a client — “would it be possible to.”「could you」還有一個更正式的親戚，適合對主管或客戶講——那就是「would it be possible to」。

“Would it be possible to move the deadline?” sounds like you’re asking permission, not making a demand — perfect for anyone senior to you.「Would it be possible to move the deadline?」（有沒有可能延後截止期限？）聽起來像在徵詢對方同意，不是在提出要求，對上位者特別好用。

Next up — the report itself. Amy was going to say “this is wrong,” flat and blunt, with absolutely zero cushioning around it.接下來是那份報告。Amy 本來想直接說「this is wrong」（這是錯的），講得又直白又衝，完全沒有任何緩衝。David suggests “I think there might be a small issue here.” That’s hedging — you’re not hiding the problem, just opening the door to it gently.David 建議改成「I think there might be a small issue here.」（我覺得這邊好像有點小問題。）這就是所謂的保留語氣——不是在隱藏問題，只是先輕輕把門推開。

Hedging sounds indirect, sure, but it isn’t vague — you still name the exact issue right after. You’re just choosing how you walk through the door.保留語氣聽起來間接，沒錯，但不代表講不清楚——你後面照樣會點出確切的問題，只是選了一個比較溫和的方式走進去而已。Another one worth stealing: “I don’t understand your point” can land like an accusation. Try “could you help me understand what you mean?” instead — same question, warmer tone.還有一句很好用：「I don’t understand your point」聽起來像在指責對方，可以改成「could you help me understand what you mean?」（你可以幫我理解一下你的意思嗎？）一樣是問問題，語氣暖很多。

Or go even softer: “just to make sure I’m following…” That one small word “just” does a lot of work — it tones down the whole sentence instantly.或者更軟一點：「just to make sure I’m following…」（只是想確認我有跟上……）那個小小的「just」超好用，一秒就能把整句話的語氣緩和下來。Speaking of small words — “when you get a chance” is a phrase you can tack onto almost any request to take all the pressure off.說到小詞——「when you get a chance」（你方便的時候）幾乎可以加在任何要求後面，把急迫感整個拿掉。

So “send me the file” becomes “could you send me the file when you get a chance?” Nobody feels rushed, but the file still shows up.所以「send me the file」（把檔案給我）就變成「could you send me the file when you get a chance?」沒人覺得被催，檔案還是照樣會寄過來。What about saying no? Amy also needed to turn down a client call tomorrow — “no, I can’t” felt way too final to actually say out loud.那要怎麼拒絕呢？Amy 明天也沒辦法幫忙那通客戶電話——「no, I can’t」（不行，我沒辦法）這句話講出口感覺太絕、太句點了。

David’s version: “I’d love to, but I’ve got a conflict — can we find another time?” It’s a real no, just dressed up in a little warmth.David 的版本是：「I’d love to, but I’ve got a conflict — can we find another time?」（我很想幫忙，但時間喬不過來，可以約別的時間嗎？）一樣是拒絕，只是包了一層暖意。

“That might be a bit tricky — let me see what I can do” works well too, especially when you’re expecting some pushback afterward.「That might be a bit tricky — let me see what I can do.」（這個有點難喬，讓我看看能怎麼處理。）這句也很好用，特別是你預期接下來會有反對意見（pushback）的時候。

One more from Amy’s list — “you’re late with this” turns into “just checking in on the timeline for this,” and that gentle nudge is basically a follow up.Amy 名單上最後一句——「you’re late with this」（你這個進度落後了）可以改成「just checking in on the timeline for this」（就是想確認一下這個的時間表），這種輕輕的提醒，基本上就是一種追進度（follow up）。A follow up like that reminds someone without accusing them of anything — it keeps things moving instead of stopping the conversation cold.這種追進度的方式，是在提醒對方，不是在指責對方——它讓事情繼續往前走，而不是讓對話瞬間卡住。

The same softening works over email too — swap “why hasn’t this been sent” for “just following up on this — any update?” and the tone completely flips.這招用在 email 上也一樣有效——把「why hasn’t this been sent」（這個為什麼還沒寄）換成「just following up on this — any update?」（想跟進一下這件事，有進展了嗎？），整個語氣完全不一樣。Notice the pattern across every single fix we’ve covered — nothing gets deleted, and nothing gets vague. The facts stay exactly the same; only the wrapping changes.注意每一個修法背後的規律——沒有任何一句刪掉重點，也沒有變得含糊。事實一模一樣，改變的只有包裝的方式。

That’s really the whole secret — soften the delivery, never soften the message. Clear and diplomatic were never opposites; they’re supposed to work together the whole time.這其實就是整套秘訣——軟化的是講話的方式，絕對不是訊息本身。清楚跟得體從來就不是對立的，它們本來就該一起合作。This isn’t just about being liked — get a reputation as the blunt one on the team, and people start routing around you instead of coming to you directly.這不只是想不想被喜歡的問題——如果在團隊裡被貼上「講話很衝」的標籤，大家之後遇到事情就會繞過你，不會直接來找你。

Soften your tone a little, and colleagues actually bring you the messy problems early — which, honestly, is when you can still fix them.只要語氣軟化一點，同事反而會更早把還在亂的問題拿來找你——說真的，那個時候通常還來得及處理。That alone can change how people see you at work.光是這一點，就能改變別人在職場上怎麼看你。

Okay, second listen — notice how many times David reaches for “could” or “would.” Those two little words are doing almost all of the heavy lifting here.好，重播一次——注意 David 講話裡「could」或「would」出現的次數，這兩個小字幾乎扛下了大部分的工作。

If you only take one tool from this episode, make it that one: turn your next request into a question. It costs nothing, and it buys real goodwill.如果這集只記得一個工具，就記這個：把你下一句要求改成疑問句。不花你一毛錢，卻能換來真正的好人緣。

So here’s this week’s challenge — before you hit send on your next work message, read it back and ask if it sounds like an order.那這禮拜的挑戰來了——下次要送出工作訊息之前，先讀一遍，問問自己聽起來像不像在下命令。

If it does, just add one small question mark to it, and watch how much friendlier — and honestly how much more professional — it suddenly sounds.如果是的話，就加一個小小的問號，你會發現整句話瞬間友善很多——說真的，也專業很多。

Thanks so much for hanging out with us today — hope softening these everyday phrases feels a lot more doable now. See you next time on MJ English!謝謝大家今天陪我們聊這些，希望把這些日常說法軟化之後，大家用起來會更有信心。我們下次見，MJ English！

Bye, everyone — and remember: diplomatic isn’t the opposite of clear, it’s just clear with better manners!掰掰，大家——記得，得體不是清楚的反義詞，它只是講得清楚，還加上更好的風度而已！

下次這樣說 Next Time

這幾個場景最容易讓你聽起來很兇，學會就到位。

① 交辦任務時

❌ 中文腦會說

You must send it today.

你今天一定要把這個給我。

✅ 該這樣說

Could you get this to me by end of day?

你今天下班前能給我嗎？

為什麼：加一個疑問句，就從「命令」變成「請求」，對方聽起來是在被拜託，不是在被下指令。

② 指出錯誤時

❌ 中文腦會說

This is wrong.

這是錯的。

✅ 該這樣說

I think there might be a small issue here.

我覺得這邊好像有點小問題。

為什麼：hedging（保留語氣）讓對方有台階下，你還是把問題講得一樣清楚，只是先鋪一層緩衝。

③ 婉拒請求時

❌ 中文腦會說

No, I can’t.

不行，我沒辦法。

✅ 該這樣說

I’d love to, but that might be a bit tricky — let me see what I can do.

我很想幫忙，但這個有點難喬——讓我看看能怎麼處理。

為什麼：先表達意願再帶出困難，拒絕聽起來像「我在幫你想辦法」，不是「大門直接甩上」。

延伸學習 Keep Going

學會軟化語氣，這幾集把職場英文的分寸感補得更完整。

你最近有沒有一句話講出口，才發現自己聽起來比想像中兇？

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追蹤 MJ英語 podcast，下次見。